Как считаются себестоимость и прибыль заказа
Из чего программа складывает себестоимость заказа, когда появляются цифры и почему на вкладке «Отчёт», в «Аналитике» и на дашборде они выглядят по-разному.
На этой странице
Себестоимость заказа программа считает сама: складывает оплату техникам за закрытые операции, списанные материалы и доп. расходы, то есть материалы, которые лаборатория продаёт клинике вместе с работой, например титановое основание. Аренды, окладов и других общих трат лаборатории программа не ведёт, в себестоимости их нет. По одному заказу себестоимость видна в карточке заказа на вкладке «04 Отчёт», по всем заказам месяца в «Аналитике» на вкладке «Заказы».
Из чего складывается прибыль заказа
Пример
Пока заказ в работе, себестоимость растёт с каждой закрытой операцией, а прибыль и маржа уменьшаются. Окончательные цифры появятся, когда закрыты все операции.
«Себестоимость» складывается из трёх строк: «Зарплата», «Материалы» и «Доп расходы». Частей у неё четыре, а строк три: расходники оборудования входят в строку «Материалы». «Прибыль» равна «Заказу» минус себестоимость, «Маржа» показывает прибыль в процентах от «Заказа», до сотых. Маржа бывает отрицательной, при нуле вместо неё прочерк. Программа маржу не оценивает: ни цвета, ни порогов.
Цены в строках записаны заранее, текущие программа не берёт. Оплата техника берётся из его ставки: программа записала эту цену в операцию при назначении. У обычной операции цена умножается на количество услуги, у общей (её делают один раз на услугу) на 1.
Материалы и расходники оборудования, например фрезы станка, идут по цене партии склада, из которой их списали при закрытии операции: первой списывается самая ранняя партия. Если партий не хватило, недостающее идёт по цене последней партии. Если материал на склад не приходовали ни разу, берётся «Себестоимость» из справочника материалов (его закупочная цена) на тот момент. Как склад влияет на эти цены, разобрано на странице «Как склад влияет на себестоимость заказа».
Доп. расход входит в себестоимость по средней цене партий, из которых его списали при добавлении, а если его на склад не приходовали, по «Себестоимости» из справочника. В «Заказ» он входит по цене продажи.
Что меняет цифры заказа
Отчёт собирается заново каждый раз, когда вы открываете вкладку. Поэтому цифры меняются вслед за работой над заказом.
Меняют:
- закрытие операции: добавляет её оплату и материалы;
- «Вернуть в работу»: убирает их до нового закрытия, а при новом закрытии материалы спишутся по ценам партий на этот момент;
- правка количества услуги: пересчитывает оплату закрытых операций, кроме общих, и досписывает или возвращает материалы;
- новое назначение техника на закрытую операцию: оплата пойдёт по его текущей ставке;
- правка закрытой операции администратором: новые материалы и оборудование;
- добавление, правка и удаление доп. расхода и удаление услуги.
Не меняют уже закрытое: правка ставок, новые цены материалов в справочнике и новые поступления на склад. Закрытые операции и добавленные доп. расходы хранят свои цены, новые цены пойдут в следующие закрытия.
Когда заказ передали в доставку, править в нём почти нечего. Его себестоимость меняют только новое назначение техника на закрытую операцию и услуга, добавленная уже после доставки. Тогда меняются и цифры того месяца, в который заказ уже попал.
Когда заказ появляется в отчётах
Вкладка «Отчёт» заполняется, когда заказ переведён в «В работе». Незакрытая операция видна в ней только артикулом и названием, с нулями вместо оплаты и материалов: кто на ней и в каком она статусе, смотрите на вкладке «Производство». У отменённого заказа отчёта нет.
В «Аналитике» на вкладке «Заказы» и на дашборде заказ появляется, когда его передали в доставку, и попадает в месяц последней передачи. Если заказ вернули из доставки в работу, он пропадает оттуда, в том числе из прошлого месяца, до новой передачи.
Один заказ в трёх местах
Пример
Вкладка «04 Отчёт»
карточка заказа 00700129
- «Заказ»
- 16 950
- «Зарплата»
- 4 790
- «Материалы»
- 1 016.50
- «Доп расходы»
- 1 900
- «Себестоимость»
- 7 706.50сумма трёх строк выше
- «Прибыль»
- 9 243.50
- «Маржа»
- 54.53%
- Какие заказы
- один заказ, с перевода в «В работе»
«Аналитика» → «Заказы»
строка заказа 00700129
- «Начислено, ₽»
- 16 950
- «Зарплата, ₽»
- 4 790
- «Материалы, ₽»
- 2 916.501 016.50 + 1 900
- «Прибыль, ₽»
- 9 243.50
- «Маржа»
- 54.53%
- Какие заказы
- переданные в доставку в периоде
Дашборд
плашки за сентябрь
- «Выручка»
- 67 800 ₽16 950 этого заказа и ещё пять
- «Себестоимость»
- 32 074 ₽в ней 7 706.50 этого заказа
- «Прибыль»
- 35 726 ₽
- Процент
- 52.69%у «Прибыли»: общий, не средняя маржа
- Какие заказы
- те же, что в «Заказах», все вместе
Выручка везде одна: услуги и доп. расходы по цене для клиники минус скидка. Различаются подписи и набор заказов: вкладка «Отчёт» показывает один заказ с первого дня работы, а «Заказы» и дашборд берут только заказы, переданные в доставку в выбранном периоде.
Почему цифры в отчётах не совпадают
Ошибки нет ни в одном месте: слагаемые везде одни и те же, а различаются набор заказов, день, к которому их относят, и границы суток. Про один заказ смотрите вкладку «Отчёт», про деньги месяца «Заказы» или дашборд, про начисление техникам «Зарплату».
| Где | Что берёт | К какому дню относит | Сутки |
|---|---|---|---|
| Вкладка «04 Отчёт» заказа | один заказ, с перевода в «В работе» и после доставки | к периоду не относит | не важны |
| Дашборд | заказы, которые сейчас «В доставке» или «Доставлен» | к последнему переводу в «В доставке» | по часам вашего компьютера |
| «Заказы» | те же заказы, что дашборд, плюс поиск и фильтр оплаты | к последнему переводу в «В доставке» | по UTC: новые сутки в 03:00 по Москве |
| «Клиенты» | те же заказы и все платежи клиник, разнесённые и нет | заказ к переводу в «В доставке», платёж к «Дате платежа» | по UTC: новые сутки в 03:00 по Москве |
| «Зарплата» | закрытые операции всех заказов, кроме отменённых | к окончанию работы над операцией | по UTC: новые сутки в 03:00 по Москве |
| «Операции» | закрытые операции одного сотрудника | к окончанию работы над операцией | по часам вашего компьютера |
| «Услуги» | заказы с услугами в любом статусе, кроме черновиков и отменённых | к заведению заказа или к переводу в «В доставке», на выбор | по часам вашего компьютера |
Как подписана себестоимость в «Отчёте», «Заказах» и на дашборде, видно на схеме выше. В «Зарплате» и «Операциях» себестоимости нет, там только оплата техникам. Из-за суток по UTC операция, закрытая 1-го числа в два часа ночи по Москве, в «Зарплате» стоит в прошлом месяце, а в «Операциях» в новом; так же расходятся «Заказы» и дашборд.
«Материалы» в «Заказах» больше, чем на вкладке «Отчёт» того же заказа
В «Заказах» в этот столбец входят и доп. расходы по себестоимости. Отдельного столбца «Себестоимость» там нет: себестоимость складывается из «Зарплаты» и «Материалов».
Заказ есть на вкладке «Отчёт», но его нет в «Заказах» и на дашборде
Заказ ещё не передан в доставку или его вернули в работу.
Себестоимость месяца на дашборде меньше, чем сделали работы за месяц
Дашборд считает заказы, переданные в доставку в этом месяце, а не работу, сделанную в нём. Заказы, которые ещё в работе, войдут в месяц своей доставки.
Начисления техникам за месяц смотрите в «Аналитике» на вкладке «Зарплата», расход материалов в «Складе» на вкладке «Аналитика», режим «Потребление».
Оплата техникам за месяц на вкладке «Зарплата» не равна сумме «Зарплаты» в «Заказах»
«Зарплата» в «Аналитике» относит оплату к дню закрытия операции, по всем заказам. «Заказы» относят её к дню передачи заказа в доставку и берут только переданные заказы.
Процент у плашки «Прибыль» на дашборде не равен средней марже заказов
Процент дашборда получают делением общей прибыли на общую выручку: дорогой заказ весит в нём больше дешёвого.
Сумма «Прибыли с услуги» в карточках услуг вкладки «Отчёт» не равна «Прибыли» заказа
Прибыль с услуги считается без скидки заказа и без доп. расходов.
Кто это видит
Вкладку «Отчёт» в карточке заказа и вкладку «Заказы» в «Аналитике» видит только роль «Администратор лаборатории». С телефона этих вкладок в кабинете нет. Что видит каждая роль, собрано в справке «Роли и доступ».
Дальше
- Найти убыточные и неоплаченные заказы: где раздулась себестоимость конкретного заказа
- Откуда выручка, прибыль и долги на дашборде: какие заказы дашборд берёт за период
- Завести материалы: «Себестоимость» материала, по которой считают заказ без склада
- Завести оборудование и наборы расходников, чтобы фрезы и диски входили в себестоимость сами
- Какие заказы приносят деньги: где лаборатория теряет на заказе и что поправить