Как перестать терять сроки

Как бывает

Срок сдачи записан в тетради или его помнит администратор. О горящем заказе узнают, когда звонит клиника, а что работа третий день ждёт следующего этапа, не видит никто.

Что меняется

• Срок сдачи обязателен в каждом заказе, и горящие заказы программа подсвечивает сама: на дашборде, в списке заказов и у техников.
• На ком застряла работа, видно по операциям заказа: у кого какая операция и какая ещё не закрыта.

↓ Что смотреть каждый день

Как заказ начинает гореть

Пример

Заказ 00700129 клиники «Салюс», «Сдать работу до» 12.09 в 12:00. Даты под отрезками посчитаны для этого заказа.

Дашборду администратора

Заказыстрока в списке заказов

Операциисрок в «Списке» у техника

1. 5–3 дня до срокас 07.09 12:00

   Дашборд«На контроле»плашка и таблица
   Строка заказане подсвечен
   Срок у техникане подсвечен

2. От трёх суток до сутокс 09.09 12:00

   Дашборд«На контроле»плашка и таблица
   Строка заказабледно-розовая
   Срок у техникасветло-красный

3. Меньше сутокс 11.09 12:00

   Дашборд«На контроле»в таблице «Дней» 0
   Строка заказанасыщенно-розовая
   Срок у техникаярко-красный

4. Срок прошёлпосле 12.09 12:00

   Дашборд«Просрочено»и таблица «Просрочка по дедлайну»
   Строка заказанасыщенно-розовая
   Срок у техникаярко-красный

11.09 в 16:30 заказ передали в «В доставке», за 19 часов 30 минут до срока. С дашборда заказ «В доставке» пропадает сразу, даже если его передали после срока. В «Заказах» строка горит, пока заказ не «Доставлен». У техников срок больше не горит: передать заказ в доставку можно, только когда закрыты все его операции.

Отметки срочности у заказа нет: всё держится на поле «Сдать работу до». Поэтому в заказ ставят тот срок, к которому работу ждёт клиника. Своего срока у операций тоже нет, техники видят срок заказа. Дашборд следит за заказами, которые ещё не передали в доставку: в «Рассмотрении», «Планировании» и «В работе» (что значат статусы заказа).

Как настроить

1. Ставьте в каждом заказе настоящий срок сдачи. Поле «Сдать работу до» в блоке «Сроки выполнения» обязательно, прошедший день в нём не выбрать (завести заказ).
2. Решите, как раздаёте работу. Техников можно назначить на операции заранее, уже на «Рассмотрении» и «Планировании». Или техники берут свободные операции сами: тогда в ставке каждого должна быть цена за его операции (раздать работу техникам, настроить ставки).
3. Договоритесь, что техник закрывает операцию сразу, как сделал этап. Следующая операция услуги открывается только после того, как закрыта предыдущая, и незакрытая операция держит всю очередь (как операции попадают к технику).
4. Если клиника перенесла срок, администратор правит поле «Сдать работу до» в блоке «Сроки выполнения», пока заказ не ушёл в доставку. У заказа, который клиника завела в своём кабинете, срок правите вы так же, как в своём заказе: клиника сама меняет его только на «Рассмотрении» (поправить заказ).
5. Выберите порог таблиц дашборда: «Просрочка от, дней» и «Окно, дней» под шестерёнкой в углу таблицы. Они меняют только строки таблиц. При окне 7 таблица «На контроле» покажет заказы со сроком в ближайшие семь дней, а плашка «На контроле» по-прежнему считает пять, плашка «Просрочено» считает все просроченные. Порог хранится в этом браузере (настроить дашборд).

Что смотреть каждый день

Когда	Что сделать	Где
утром	Посмотрите плашки «Просрочено» и «На контроле», а ниже на дашборде таблицы «Просрочка по дедлайну» и «На контроле». Нажмите на заголовок «Дней», чтобы самые горящие встали вверх	«Дашборд»: найти заказы, которые горят
по каждому горящему заказу	Откройте заказ на вкладке «Производство»: какая операция не закрыта, у кого она, нет ли красного «Без ответственного»	раздать работу техникам
в течение дня	Розовые строки в списке заказов: у этих заказов горит срок или он уже прошёл. «Готовность» показывает, сколько операций закрыто из всех: «3 / 10»	«Заказы»: найти заказ

Пример

123

12

3

Дашборд лаборатории: экран целиком

123

В «Просрочке по дедлайну» «Дней» считает полные сутки после срока, поэтому 0 там значит, что срок прошёл меньше суток назад.

Пример

12

12

Список заказов: экран целиком

12

Смотрите с компьютера. С телефона после входа открываются «Заказы», дашборда в меню телефона нет, а в карточках заказов на телефоне подсветки срока нет. Открытый дашборд сам обновляет данные раз в пять минут.

На ком застряла работа

Сразу по всем заказам видно, кто на них работает: в списке «Заказы» включите столбец «Техники» кнопкой «Фильтры» → «Столбцы», рядом стоит «Готовность». Отфильтровать заказы по технику нельзя. Какая операция стоит и у кого, видно внутри заказа на вкладке «Производство» (где видно, кто что делает).

Пример

123

123

Вкладка «Производство»: экран целиком

123

Операция «Доступна», а ответственного нет

Её никто не взял. Свободную операцию техник видит, только если в его ставке есть цена за неё.

Назначьте техника на вкладке «Производство» или проверьте ставки. Проверить, что каждую операцию есть кому взять

Операция «В очереди»

Она ждёт: взять её в работу можно, когда закроют предыдущую операцию услуги.

Посмотрите, у кого предыдущая операция.

Все операции закрыты, а заказ ещё «В работе»

Пока заказ не передан в доставку, дашборд считает его несданным и держит в «На контроле» или «Просрочено».

Переведите заказ в «В доставке». Сдать заказ

Срок прошёл, а клиника согласна подождать

Прошедший срок сохранить нельзя, а новый можно, пока заказ не ушёл в доставку. У заказа, который завела клиника, срок после «Рассмотрения» меняет только лаборатория.

Поставьте новый срок в «Сроках выполнения». Поправить заказ после создания

Как понять, что стало лучше

По утрам на плашке «Просрочено» ноль, а заказы из «На контроле» уходят в доставку до срока, как заказ 00700129 из примера: его передали за 19 часов 30 минут до срока.

Дальше

• Какие заказы приносят деньги: следующий разбор
• Найти заказы, которые горят: дашборд подробно
• Раздать работу техникам