Как вести расчёты с клиниками без ручных сверок
Долг каждой клиники программа считает сама. Как разносить оплату одной суммой за месяц, где смотреть должников и как сверяться с клиникой.
На этой странице
Как бывает
Клиника платит одной суммой за месяц, и какие работы она оплатила, сводят по накладным. Кто сколько должен, знает бухгалтер, а перед новым заказом долг клиники никто не проверяет.
Что меняется
- Долг каждой клиники считается сам: заказ, переданный в доставку, добавляет долг, внесённый платёж его гасит.
- Платёж одной суммой разносят на несколько заказов, и у каждого заказа видно, сколько по нему не оплачено.
- Сверку за месяц выгружают в Excel из отчёта и отправляют клинике.
Как деньги клиники проходят через dentego
Пример
Вы
Передаёте заказ в «В доставке»: с этой минуты он в долге клиники
11.09: заказ 00700129 на 16 950 ₽
Программа сама
Баланс клиники уходит в минус на стоимость заказа
Баланс «Салюса» −16 950 ₽
Вы
Вносите платёж клиники. Баланс меняется сразу, ещё до разнесения
12.09: платёж № 12 на 20 000 ₽ за 00700129 и 00700128, баланс стал +3 050 ₽
Вы
Разносите платёж по заказам, которые он оплатил: кнопка «Распределить». Разнести можно только на заказы, переданные в доставку
22.09 в 15:10 00700128 ушёл в доставку, и платёж № 12 разнесли одним разом: 16 950 ₽ на 00700129 и 3 050 ₽ на 00700128
Программа сама
У каждого заказа уменьшается «Не оплачено», платёж без остатка становится «Распределен»
У 00700128 на 7 500 ₽ осталось 4 450 ₽
Вы
В конце месяца выгружаете клинике сверку
«Салюс» за сентябрь: 00700128, 00700129 и 00700134 на 34 650 ₽, не оплачено 4 450 ₽
Разнести платёж значит отметить, какие заказы он оплатил. Баланс клиники от этого не меняется: он изменился, когда платёж внесли. Разнесение нужно, чтобы у каждого заказа было видно, что оплачено, а что нет. Как это считается, разобрано на странице «Как считается долг клиники».
Пример
Пример: страница «Распределение платежа № 12» клиники «Салюс», 22 сентября после доставки 00700128. Её открывает кнопка «Распределить» на вкладке «Платежи». Середина таблицы на участке пропущена.
- 1Отметьте заказы галочками, и «Сумма оплаты» впишется сама: 16 950 первому заказу и 3 050 второму, сколько осталось от платежа.
- 2«Остаток» 0 ₽: платёж разнесён целиком. После «Сохранить» он станет «Распределен».
- 3Распределение записывается только кнопкой «Сохранить».
Как настроить
- Заведите каждую клинику с прайс-листом: без прайс-листа клиента не завести, а цену услуги заказ берёт из него (завести клинику, задать цены для клиник).
- Решите, кто ведёт платежи. Вносить и разносить их может только администратор лаборатории.
- Передавайте заказ в «В доставке» в тот день, когда отдаёте работу клинике. Пока статус прежний, заказа нет ни в долге клиники, ни в выручке (сдать заказ).
Что делать при каждом платеже и раз в месяц
| Когда | Что сделать | Где |
|---|---|---|
| пришли деньги | Внесите платёж с датой оплаты и разнесите на заказы, которые он оплатил. Один заказ можно оплатить частично, а платёж разнести на несколько заказов | «Клиенты» → «Платежи»: внести платёж |
| пришёл аванс или оплата заказа, который ещё в работе | Внесите платёж сразу: он уменьшит долг. Разнесите, когда заказ уйдёт в доставку | внести платёж |
| раз в неделю | Откройте «Платежи»: по умолчанию там платежи со статусом «Не распределен», то есть с неразнесённым остатком | «Клиенты» → «Платежи» |
| перед крупным заказом | Посмотрите баланс клиники на сегодня на вкладке «Клиенты» | сколько клиника должна сейчас |
| в начале месяца | Вкладка «Клиенты» за прошлый месяц: первыми стоят крупные должники, их баланс с минусом | «Аналитика»: кто сколько должен |
| сверка с клиникой | Выгрузите вкладку «Услуги» в Excel | что отправить клинике для сверки |
Отчёты «Аналитики» видит только администратор лаборатории.
Сколько клиника должна сейчас
Откройте «Аналитика» → «Клиенты». Период там по умолчанию с 1-го числа по сегодня, поэтому в столбце «Баланс по закрытым заказам» стоит долг каждой клиники на сегодня; минус значит долг. Одну клинику можно посмотреть и в окне «Создание платежа»: «Клиенты» → «Платежи» → «Внести платеж», выберите клинику, и справа от поля появится её «Текущий баланс:». Кнопка «Отменить» закроет окно без платежа (где ещё виден долг).
Закрытыми отчёты «Аналитики» называют заказы, которые перевели в «В доставке»: они сейчас «В доставке» или «Доставлен». С закрытием операции техником это не связано.
Что отправить клинике для сверки
Клиника своего долга в dentego не видит, поэтому сверку ей отправляют файлом. На вкладке «Услуги» выберите клинику, в «Статус заказа» выберите «Закрытые», задайте период по дате закрытия и нажмите «Экспорт в Excel». В файле заказы с услугами, суммами и «Не оплачено» (сверка и выгрузка).
Платежей и долга на начало месяца в файле нет. Если клинике они нужны, возьмите их на вкладке «Клиенты» за тот же период: «Получено платежей» и «Баланс по закрытым заказам».
Пример: «Салюс» в сентябре
В сентябре «Салюс» получил три заказа на 34 650 ₽ и заплатил 30 200 ₽ двумя платежами. Платёж 10 200 ₽ от 21.09 разнесли на 00700134, платёж № 12 на 20 000 ₽ от 12.09 разнесли 22.09 на 00700129 и 00700128. На конец месяца «Баланс по закрытым заказам» у «Салюса» −4 450 ₽: ровно столько не оплачено по 00700128. В выгрузке «Услуг» для клиники те же три заказа и те же 4 450 ₽ в «Не оплачено».
Пример
Пример: «Аналитика» → «Клиенты» за сентябрь, должники первыми. «Начислено» и «Получено платежей» считают только движения месяца. Пустая часть столбца «Клиент» на участке пропущена.
- 1У «Сириуса» «Начислено» за сентябрь 2 450, а баланс -12 450: в баланс вошёл и неоплаченный заказ августа на 10 000. Баланс считает всю историю клиники на конец периода.
- 2Баланс без минуса значит переплату или аванс: «Аметист» внёс 1 600 ₽ вперёд.
Все клиники вместе на конец сентября должны 22 050 ₽, больше, чем не оплачено по сентябрьским заказам (13 650 ₽). К сентябрю добавился августовский долг «Сириуса» 10 000 ₽, а аванс «Аметиста» 1 600 ₽ его уменьшил.
Как понять, что стало лучше
Что ни один платёж не забыт, видно по «Платежам»: в фильтре по умолчанию остаются только авансы, которые ещё не на что разносить. Сколько все клиники должны сейчас, показывает плашка «Текущий баланс» на дашборде: долги по сданным заказам за вычетом неразнесённых денег клиник. На конец периода тот же итог стоит под таблицей «Клиентов», в примере на конец сентября −22 050 ₽.